开发背景
图纸资料管理混乱
随着internet越来越遍及人们日常生活的各个角落，越来越多的文档以电子文档的形式传输。从政府文档、企业工程图纸、标准操作程序到销售展示，这些文档主要是分散在各个职能部门及个人手中，没有有效地进行集中管理，造成大量的数据堆积，公司的文档资料不能充分利用，这使得查找、管理以及交付企业文档中的信息变得越来越重要了。特别是近年来，为了提高设计行业的运营水平，工程施工改造步伐加快，造成图实不符现象严重，给施工系统检修及安全运行造成隐患，大家都在寻找能解决实际问题的软件系统。
图纸安全问题无法解决
传统纸张容易被复制带出或电子文档到处散发，安全难以保障。这对拥有大量机密文档（如配方、工艺、商业情报等）的公司来说，无疑是致命的打击。要管理好这些文档，应对使用人进行授权，只有授权才可根据权限打开文档。
人工管理成本高
传统纸张方法管理文档，要复印发行，对纸张、油墨等消耗大，同时人工收发文需要投入大量人力，如果远程传递，这种投入更大。一般中型企业，如果采取人工管理文档，每个部门要设置一个文档管理员。
文档查找困难
纸张文档一旦量大时，查找就显得非常不便，同时查找文档需要投入大量人力。如果管理不善，极易丢失，对工作造成影响。
远程审批发送不便
纸张文档要远程发送，必须通过邮寄，速度慢且成本大，对那些时间紧迫的文档来说根本无法及时送达，对工作造成严重影响。如果领导在外，无法及时审批文件。
文档控制困难
纸张文档往往被很多人复印，这样控制起来十分困难，一旦发生文档改版，还有旧版本在流通，这是明显不符合ISO标准的，同时也影响工作。
文档格式越来越多
随着文档格式越来越多，我们打开每一类文档时都要安装一个相应的软件，软件成本高暂且不说，安装这么软件在电脑上，费时费力，同时也占用电脑空间，我们希望有一款多功能的图文浏览、标注以及协同作业的应用软件，可直接浏览不同文档格式（Office/Image/2D/3D/EDA），而无需原有的编辑软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性。
集团文档管理更难
集团公司往往由多个分公司组成，其文档管理更为困难，如何保证各分公司文档的一致性，同时各分公司又可管理自己的文档体系，减少文档管理的重复工作，提高文档管理的效率，降低文档管理的成本，这是集团文档管理的难点。
要解决上述的问题，除了提高文档管理规范化程度以外，还要引进计算机技术，利用计算机信息管理系统和互联网，实现电子化办公及网络办公的目标，从而节省管理成本，提高工作效率。
系统简介
“天纵新智能文档管理系统”融合我公司近十年专业软件开发经验，凝聚深厚的技术、管理积淀，汇集广大用户的需求户精心打造而成，她全面贯通企事业单位内部经脉，通过对各文档管理要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的统一管理，为用户提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现文档管理自动化、无纸化、数字化。
“天纵新智能文档管理系统”可以通过网页（WEB）、客户端（WIN）、手机APP、手机浏览器、微信端等多种方式进入操作，用户可以根据自己的情况和便利性选择设备和入口方式。手机上可以直接阅读文档。
“天纵新智能文档管理系统”提供了从文档、图纸、资料录入（电子化）到文档发布及网络化管理的整体解决方案，可有效降低图纸录入及信息发布的成本，保证文档安全，提高文档搜索、查询的响应速度，方便远程信息的获取，有利于知识与信息的传递与共享，使企业单位文档、图纸、资料等的管理更加专业化、规范化，为文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。可对每个文件分类进行授权，不同人不同部门可操作不同分类文档。
“天纵新智能文档管理系统”除了对图纸、资料等进行管理外，还可对企业其他文件，如行政文件、ISO体系文件等进行管理，用户可自定义文件工作流程，控制文件起草、审批、发送、修改、回收、销毁的完整流程，同时可对文件阅读、办理情况进行跟踪，文件可远程在线编辑、批注、电子签名、电子盖章，可设置修改强制痕迹保留等。
“天纵新智能文档管理系统”依据ISO9000文件控制与管理标准设计，完全可直接应对ISO外部审核。可设置质量记录表格模板，直接在线填写表格。
“天纵新智能文档管理系统”具有灵活的签入/签出机制，严格的版本控制。可自行设计每类文档的工作流程，支持并行审批、串行审批、会签、转给他人审批等多种审批方式。
“天纵新智能文档管理系统”可有效保护文档外泄，所有用户根据权限存取文档，可设置文档下载、打印、修改、添加、删除等多种权限，可对文档进行防拷贝设置。用户对文档的所有操作均记录在案。
“天纵新智能文档管理系统”采用驱动级的透明加密技术，以主动加密的形式，实现图纸文档的强制自动加密。公司所有人员在操作电脑新建的图纸或文档同时后台自动加密，操作人员毫无察觉。强制自动加密的文件离开企业电脑环境无法使用，文件只能在公司内部授权下使用。经过公司专人解密，文件才能正常使用于外部。
“天纵新智能文档管理系统”将会使您的文档管理变得轻松愉快。您再也不用担心文档存放在各个员工电脑中会因为电脑故障或员工离职造成文档丢失。用户通过分类检索或条件组合检索、模糊检索快速查到所需图纸或资料。支持全文检索，可直接从WORD、EXCEL、PPT 、PDF、TXT、HMTL等文本类文件中进行搜索。即使文档管理员请假或出差，您都不用担心找不到文档，打开天纵新智能文档管理系统，您立即能找到您所需要的资料。
“天纵新智能文档管理系统”提供了统一的图文浏览以及协同作业的组件，可直接浏览近500多种不同格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印、保存及修改权。您不但省去了安装各类软件的麻烦，同时也节省了购买这些软件的昂贵费用。OFFICE文档能还可实现在线编辑、批注、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。还可以在线观看视频类文档和以相册方式浏览图片等。OFFICE类文档、PDF、文本、图片类、视频类文件还可以在手机或平板设备上阅读。
“天纵新智能文档管理系统”基于“天纵智能开发平台”开发，“天纵智能开发平台”采用ASP.NET4.0+Ajax技术，页面免刷新，具有桌面系统一样的良好操作体验，界面精美，操作简单方便，且有多种风格进行选择。本平台包括开发套件、工作流套件、报表套件、系统管理套件、手机端套件、网站套件、CS智能客户端套件、内置工具、功能插件、应用插件等组成，用户无需编写一行代码便可快速开发出企业级应用系统。这就意味着“天纵新智能文档管理系统”可以根据公司业务发展情况进行随时调整和修改，或者增加新的功能模块。
作为“天纵新智能文档管理系统”的补充系统---天纵协同办公系统、天纵人力资源管理系统、天纵客户关系系统、天纵ISO体系管理系统、天纵项目管理系统、进销存系统、天纵会员管理系统、天纵生产管理系统、天纵财务管理系统等，用户可选择性购买，以构建企业更加全面的信息化整体解决方案，所有这些系统均建立在同一个数据库中，可共享数据和资源。
功能清单
我的主页：
主要功能模块：
1.基础管理：文件分类、档案分类、文件格式、发送组别、职务代理
2.文件办理：文件办理、文件发放、文件回收、文件借阅、文件修改、文件销毁、文件收藏、文件外发
3.文件管理：文件搜索、文件管理、废弃文件、旧版文件、档案管理、档案借阅、网络硬盘
4.图书管理：图书分类、图书档案、借阅登记、在线借阅
一、文件分类
1.用户可根据集团组织结构制定文件分类体制（知识地图），各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的文件分类，各单元之间既可共享文档、协同工作，也可独立管理自己的知识库。文件分类象WINDOWS资源管理器一样，形象直观。对每个文件分类，可设置许可查看用户 及权限，设置分类属性（如编号规则、审批流程等）。可以批量设置分类权限，可以继承父分类权限。
2.可以进行批量授权、继承父分类权限，可为每个分类设置不同的审批工作流程，灵活进行权限控制。
3.可以为每个分类设置自动编号规则，进行自动编号。
4.可以设置分类文档模板，可以通过直接在线填写表单方式创建文档。
二、文件管理
本模块依据ISO9000文件要求标准而开发的，对文件生命周期进行全面管理，是ISO体系管理系统的核心模块，正确使用，可实现无纸化办公。主要模块包括文件分类、文件办理、文件档案、文件搜索、文件发送、文件回收、文件外发、文件借阅、文件修改、文件销毁、文件收藏、废弃文件、旧版文件等模块。本模块主要功能是对文档电子化的集中统一管理，文件流转自动化、无纸化，文档严密保护，用户按授权进行文档存取，版本控制，对文档阅读修改进行跟踪等。
主要功能特色：
1.在一个界面上完成文档办理所有工作，大大降低了本系统操作难度，基本实现零培训上手。
2.提供多种文件创建方式。可单个创建、批量创建、从扫描仪直接扫描、文件夹导入等，还可设置各分类文档模板，直接在线填写表格方式创建文件（用于质量记录创建）。文件创建时可自动编号，可自定义自动编号规则。
3.文件档案根据用户设置好的分类结构存放文档。在文件页面，可根据权限查看此文件所有相关资料，如评论记录、操作日志、审批日志、发送清单、阅读跟踪记录、相关文件 、引用文件、历史版本等。
4.用户也可自定义每类文件流转的工作流。文件修改、文件销毁、文件借阅均可设置工作流。提供功能强大灵活的工作流引擎。
5.支持文档映射，同一个文件可以放在不同分类下，解决了类似通用零件图属于多个产品图系列的问题。
6.用户可按多种方式搜索文件，支持模糊查询、自定义查询条件等高级查询功能。确保快速高效地从文件库中找到想要的文件。支持全文检索。支持高级查询，输入更多条件进行深度搜索。查询结果可标红，类似GOOGLE等搜索引擎。
7.文件发送时可定义接收用户的文件处理权限，如只读、印存权、修改权等，只有阅读权的用户不可复制、打印、保存、修改文件。可选择我种方式发送文件，如按部门、发送组别（用户可设计常用发送组别）等，可选择多份文件一次发送，也可将已发送的再次发送给其他人，令文件发送工作轻松方便。
8.消息管理系统由短消息、电子邮件、手机短信组成，为文件管理各过程提供的即时通知服务。如文件起草完成后，会通过消息系统提醒审核人进行审核；审批完成后，通知文件管理员发送文件；文件发送后，消息系统通知收文人阅读、办理。
9.用户可在线借阅对自己开放权限的文件，借阅前可以在知识库中进行多种方式的搜索。纸张类文件借阅，可对借阅到期未还者可进行提醒。
10.可建立文档与其他模块的关联，可在其他模块中调用文档库中的文档进行阅读，如在项目、合同、产品开发中调用文档库中的文档。
11.可远程直接修改文档，修改保存后，自动回传到服务器。另外还提供了在线修改、签出修改、申请修改等多种修改方式。
12.严格的版本控制，确保使用的是最新版本。改版后，旧版自动进入版中心。
13.用户对文档的所有操作均会记录在案，如阅读、下载、修改等。
14.员工离职或调动后，可回收已发送给他的文件，取消他对某些文件的阅读权，也可对发放的纸质文档进行回收。
15.可以申请文件外发，审批后可以通过邮箱将文件下载地址发给外部单位或人员。
16.文件销毁后进入废弃文件库，文件管理员可查看废弃文件，如果需要，可以恢复。
17.可将经常要使用到的文件收藏起来，方便日后查看。每个用户可定义自己的收藏夹树结构，收藏夹树结构不限层次。
18.可直接在线阅读近500多种不同格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文档，而无需安装种类相应的软件，并且可以完全保留原文档的完整性、机密性，可灵活设置只读、打印 、保存及修改权。您不但省去了安装各类软件的麻烦，同时也节省了购买这些软件的昂贵费用。OFFICE文档能还可实现在线编辑、批注、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。还可以在线观看视频类文档。OFFICE类文档、PDF、文本、图片类、视频类文件还可以在手机或平板设备上阅读。
19.可选择性购买文档加密模块。文档加密模块采用驱动级的透明加密技术，以主动加密的形式，实现文档的强制自动加密。公司所有人员在操作电脑新建的文档同时后台自动加密，操作人员毫无察觉。强制自动加密的文件离开企业电脑环境无法使用，文件只能在公司内部授权下使用。经过公司专人解密，文件才能正常使用于外部。（加密模块属可选模块，需另外收费）